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公文办理七“字”要诀

为深入贯彻党中央坚决整治形式主义、官僚主义的重大决策部署,坚决执行省委、省政府狠抓落实持续为基层减负的工作要求,全面提升全省政府系统公文办理标准化、规范化、精细化水平,近日省政府办公厅专门下发通知,要求在全省政府系统推行公文办理“七要诀”。
全省政府系统公文办理如何更标准、更规范、更精细?思享君为你梳理。
1.初审要“细”
公文格式方面
重点审核文种是否恰当、要素是否齐全,是否存在越级行文、请示中一文多事、报告中夹带请示事项、未经许可直接向上级机关负责人报送公文等情况。
公文内容方面
重点审核是否符合党的方针、政策和国家法律、法规及上级文件精神,所涉及事项是否由收文单位办理,有关附件及材料等要件是否齐全,是否存在明显文字、印制错误等情况。
公文程序方面
重点审核涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门是否事先与有关部门征求意见;对于行政法规和规章、规范性文件以及关系公共利益、公众权益的文件,是否按规定经过了向社会公开征求意见、召开听证会、网上征询、专家论证等前置程序。对于初审不符合规定的公文,及时退回来文单位并说明理由。
2.拟办要“准”
对事项请示类公文
要简要列明公文政策依据、部门所做工作、征求意见情况等,在掌握请示事项、尊重部门意见、对照先例比较、加强沟通协调的基础上,研究提出规范简洁、鲜明清晰的拟办意见。
对活动请示类公文
要简要列明时间、地点、人员、内容及需注意事项,准确领会领导意图,研究提出参加活动人员、职责分工等相关事宜的意见建议。
对阅知类公文
要根据公文内容、要求和工作需要确定分送范围。同时,要与来文单位加强沟通,避免因拟办意见不准造成公文要求落实不到位;对续办的公文,需将之前办文过程作简要说明。
3.把关要“紧”
厘清把关责任
公文起草单位要承担主体责任,先期把好政治、法律、程序、文字等关口,重要政策性文件需经集体研究后报送;
公文办理单位要承担审核责任,强化服务意识、精品意识,增强业务能力,严格审核把关,努力实现零差错、零失误。

突出把关重点
在前期初审的基础上,着重审核拟出台的政策,上级或我省是否已有类似政策,是否具有针对性、指导性和操作性;
对报请出台的行政规范性文件,是否提请合法性审查;
涉及机构设置、人员编制、预算经费、用地指标、发展规划等重大事项,是否事先与有关部门充分沟通;
对涉企文件,是否全面了解企业和行业协会商会有关诉求;
同时,还要审核公文逻辑是否严谨、结构是否合理、层次是否分明、表述是否恰当、标点符号是否正确等。
创新把关形式
采取内部会商、外部沟通、多方讨论等方式对公文进行审核把关。责任单位要建立集体会商机制,对重要文件字斟句酌、反复推敲;必要时邀请相关专家和部门进行协商,加强沟通对接。
对关系人民群众切身利益且涉及面广、容易引发社会稳定问题的重大政策性文件,出台前要进行社会稳定风险评估,出台后可视情按规定程序和要求组织新闻发布和政策解读。
4.流转要“快”
报送简捷
大力推行无纸化办公,除涉密和无法传输外,公文往来一律通过江西省党政机关公文电子传输系统进行;涉密和无法传输文件,须在文件印制后3个工作日内交换或送达收文单位。
启动迅速
收文单位应及时收文并进行初审。对初审合格的公文,原则上1个工作日内启动办文。
过程顺畅
在拟办、会文、呈送、转办、催办、答复等各个流转环节,做到环环相扣、无缝连接,不积压、不拖延。
不需征求意见的公文,原则上3个工作日内办结;
需征求意见的公文,原则上10个工作日内办结。
转办及时
领导签批的公文,原则上要于办结当日转送承办单位,对重要或紧急事项,应立结立转。
限时印发
对需印发的公文,签批完毕后原则上1个工作日内转入发文环节,2个工作日内完成印发。
已经政府常务会议讨论通过需印发的公文,原则上7个工作日内印发;
有重大修改意见需要协调的,原则上10个工作日内印发。
5.督办要“实”
建立督办台账
对公文办理意见转办情况进行梳理汇总、形成清单、挂图作战、跟踪问效,重要公文办理意见转出后,原则上1个工作日内纳入台账管理,明确责任单位和责任人,坚持每10个工作日单项调度一次,每月第1个工作日集中调度一次。
完善督办方式
主要采取书面、电话和实地等方式,坚持明查与暗访相结合,充分运用“互联网+”督办手段,掌握真实情况;积极发挥来文单位、相关部门的联动作用,督促责任单位抓好落实,完成一件销号一件;对需各方协作督办落实的事项,要协调有关部门共同推进,直至销号办结。
反馈督办情况
每季度第1个工作日对公文办理意见的督办落实情况进行集中调度汇总,形成相关材料按程序呈报,对重大和领导交办事项即督即结即报。
6.保密要“严”
严格涉密人员管理
对新进人员做好任前审查,开展上岗培训,签订保密承诺书;
对在岗人员开展警示教育,加强日常监督,严格出国(境)审批;
对离岗离职人员及时移交涉密载体、进行离岗离职教育和脱密期管理。
严格公文定密管理
对执行上级定密事项的公文,应按已定密级定密,不得层层降密、甚至解密;对复制、摘录、引用、汇编属于国家秘密的内容,应当按照规定报批,不得擅自改变原件的密级、保密期限和知悉范围。

严格公文制发管理
涉密公文拟制时,应当在符合安全保密要求的场所进行,使用符合安全保密要求的设备和存储介质,严格管理由此产生的纸质或电子形式的过程稿;
非涉密公文在履行公开发布程序之前,应按照内部文件管理;拟对外公开的政府信息,应按照“谁公开谁审查,先审查后公开”的原则,做好信息公开保密审查。
严格密件流转管理
收发时应履行清点、登记、编号、签收等手续,并按限定的知悉范围分发,不得擅自扩大或缩小;传递时应通过机要渠道或指派专人负责,不得通过普通传真、邮政、快递、网络、手机等非涉密渠道进行;办结后应及时做好清退、销毁、归档等工作。
7.归档要“全”
注重常态化
完善档案管理制度,形成长效工作机制。对公文办理形成的文件材料,按照“真实、准确、系统”的原则,明确公文归档范围、保管期限、档案利用等,原则上在文件办结后1个工作日内完成整理收集并纳入归档体系。对归档的文件材料,原则上档案形成后次年3月底前向本单位档案机构移交。
注重规范化
建立以档案机构为中心、以各业务机构专兼职人员为基础的机关档案工作网络,安排具有办公、整理、阅览等基本功能的档案工作用房,采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和方式,对本单位形成的各种门类和载体档案进行集中统一管理。
注重信息化
依托即将上线的“赣政通”平台,进一步完善机关办公自动化系统,认真做好档案信息化工作,加快纸质档案数字化,规范电子文件、电子档案管理,实现档案检索、利用和开发便捷化。

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作者: 招的谁家标

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